Informace o zpracování osobních údajů

Informace o zpracování osobních údajů zákazníků v souvislosti s účasti na vzdělávacích aktivitách a poskytováním služeb a případnými marketingovými aktivitami společnosti ECONOMY CLASS COMPANY s.r.o.

I. Činnost společnosti ECONOMY CLASS COMPANY s.r.o.

1. Předmětem podnikání společnosti ECONOMY CLASS COMPANY s.r.o., se sídlem Na Výhledech 1234/8, Strašnice, 100 00 Praha 10, IČ: 26147289 zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 74422  (dále jen „Společnost“) je především distribuce a podpora prodeje produktů informační metody JOALIS.
2. Nedílnou součástí podnikatelské činnosti je i marketingová činnost na propagaci Společnosti a jí distribuovaného zboží a zlepšování služeb zákazníků v rámci, níž dochází i ke zpracování osobních údajů zákazníků.

II. Správce nebo zpracovatel?

1. Společnost je správcem osobních údajů.
2. Naše Společnost informuje, že není povinna mít ustanoveného pověřence pro ochranu osobních údajů ve smyslu GDPR nařízení. V případě, že potřeba jeho ustanovení vznikne, bude o tom včas informovat své zákazníky a obchodní partnery

III. Co musíme splnit, abychom mohli Vaše údaje zpracovávat?

1. Společnost jako správce osobních údajů je povinna při zpracování osobních údajů dodržovat povinnosti vyplývající z Nařízení Evropského Parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (GDPR) a dále ze zákona o zpracování osobních údajů (dále jen „platné právní předpisy“). Naše společnost pravidelně kontroluje soulad svých postupů s platnými právními předpisy a přistupuje odpovědně k plnění těchto povinností, s důrazem na zachování soukromí fyzických osob a ochrany jejich údajů. Nezbytnou ochranu přitom zajišťuje i u třetích spolupracujících osob, které v souvislosti se zpracováním osobních údajů vystupují, nebo mohou vystupovat jako správci osobních údajů, nebo jejich další správci, zpracovatelé nebo příjemci osobních údajů.

IV. Jaké o Vás zpracováváme údaje a k jakým účelům?

1. Základní kontaktní osobní údaje a smluvní údaje našich zákazníků jsou zpracovávány za účelem vedení smluvního vztahu a plnění závazků z obchodního vztahu plynoucí.
2. Osobní údaje jsou dále zpracovávány za účelem plnění zákonných povinností zejména daňových povinností, povinností vůči ostatním správním či soudním úřadům, vůči kontrolním úřadům apod.
3. Osobní údaje jsou rovněž zpracovávány na základě oprávněného zájmu naší společnosti, zejména v souvislosti s vymáháním oprávněných nároků naší společnosti, podporou podnikatelských aktivit, marketingu, správy obchodních vztahů v rámci skupiny, jíž je naše Společnost součástí.
4. Naše Společnost zpracovává osobní údaje zákazníků konkrétně k následujícím účelům:
   1. jednání o uzavření nebo změně smlouvy,
   2. plnění smlouvy a poskytování služeb,
   3. plnění zákonem uložených povinností v souvislosti s danou smlouvou, pokud právní předpisy plnění takovéto povinnosti předpokládají
   4. vyúčtování smluvních nároků a plnění platebních povinností
   5. plnění účetních a daňových povinností
   6. vymáhání pohledávek a uplatňování jiných nároků prostřednictvím soudů či jiných nezávislých institucí
   7. hodnocení platební schopnosti zákazníků,
   8. základního kontaktování zákazníka
   9. nabízení obdobných produktů a služeb,
   10. marketingové aktivity, zejména vedení zákaznické evidence a zasílání informačních sdělení o novinkách týkajících se činnosti správce, aj.)
5. Osobní údaje potencionálních zákazníků jsou zpracovávány za účelem budoucího uzavření smluvního vztahu a prodeje zboží či služeb naší Společností.
6. Společnost jako správce osobních údajů vede elektronickou databázi (CRM systém), ve které eviduje základní osobní a kontaktní údaje zákazníků.
7. Osobní údaje zákazníků jsou případně zpracovávány i v rámci věrnostního program naší společnosti – ECC klubu pokud se zákazník stane jeho členem. ECC klub je spojen s poskytováním řady služeb a výhod, bonusovým systémem, slevovými akcemi, propagací apod. V souvislosti s účastí zákazníka v rámci ECC - klubu dochází ke zpracování osobních údajů z důvodu nutnosti jeho registrace a následné účasti v rámci bonusového programu a současného poskytování nabízených výhod, spojených s věrnostním programem ze strany naší společnosti.
8. Osobní údaje zákazníků jsou v rámci CRM systému zpracovávány v následujícím rozsahu:
   • identifikační údaje: jméno, příjmení
   • kontaktní údaje: adresa bydliště, telefon, e-mailová adresa
9. U právnických osob či podnikajících fyzických osob jsou zpracovávány tyto údaje:
   • identifikační údaje: název firmy, jméno, příjmení, DIČ, IČ, sídlo, místo podnikání
   • kontaktní údaje: korespondenční adresa, případně fakturační a doručovací adresa telefon, e-mailová adresa
   • další osobní údaje: jméno a příjmení kontaktní osoby
10. Za účelem marketingové propagace naší Společnosti a zlepšování služeb jsou zákazníkům zasílána i obchodní sdělení ve formě informačního emailu na jimi poskytnuté elektronické adresy získané v souvislosti s nákupem zboží a služeb a v určitých případech (zaplacení registračního poplatku či účast na vzdělávací akci) i informační bulletin. Zasílání obchodních sdělení formou emailu může zákazník kdykoli jednoduše a bez nákladů odmítnout, o čemž je informován v rámci každého obchodního sdělení. V případě zrušení zasílání obchodních sdělení formou emailu dochází automaticky i ke zrušení zasílání informačního bulletinu, pokud není tento bulletin přímo zákazníkem zakoupen.
11. Při návštěvě internetových stránek provozovaných naší společností se může stát, že budou ukládány informace ve formě „cookie“ na počítači subjektu údajů, které jej automaticky rozpoznají při příští návštěvě. Cookies umožňují například přizpůsobit webové stránky zájmům subjektu údajů nebo uložit uživatelské jméno, které pak nemusí být znovu pokaždé zadáváno. V případě, že subjekt údajů nechce, aby byl jeho počítač rozpoznán, je nutno upravit nastavení internetového prohlížeče takovým způsobem, aby došlo k odstranění cookies z pevného disku počítače, cookies zablokovat nebo nastavit upozornění před uložením cookies.

V. Jak se dostávají údaje do naší databáze?

1. Nové údaje do naší databáze (CRM systému) získáváme přímo od našich zákazníků.
2. Do naší zákaznické databáze vkládáme údaje
   1. získané z uzavřených smluv (kde je naše společnost smluvní stranou smlouvy)
   2. získané přímo od zákazníků v souvislosti s jejich účastí ve věrnostním programu

VI. Které osoby mají přístup k Vašim osobním údajům, komu je předáváme?

1. Všechny osobní údaje zpracovává naše společnost jako správce.
2. Zákaznická databáze není sdílena s dalším správcem osobních údajů.
3. Omezeně můžeme sdílet zpracovávané osobní údaje se zpracovateli, kteří pro nás zajišťují některé činnosti, jako je
   • zpracování účetní a daňové agendy
   • poskytování fakturačních služeb
   • advokátní kanceláře
   • systémová podpora ze strany mateřské společnosti, nebo jiné koncernové společnosti
4. Kontaktní údaje zákazníků dále můžeme v omezeném rozsahu sdílet se společnostmi, které pro nás zajišťují dopravu, skladování či kontrolu prodávaného zboží, svoz a likvidaci nespotřebovaného prodávaného zboží a obalů, příp. smluvní pojišťovně, a to jen v nezbytném rozsahu a po nezbytnou dobu.
5. IT služby související se zpracováním údajů zajišťujeme vlastními silami za využití našich zaměstnanců, za účelem maximální ochrany dat a Vašeho soukromí. Osobní údaje jsou zpracovávány na území EU, za účelem zálohování a archivace dat, a zajištění funkčnosti a inovací systému IT využívaného v koncernu.
6. Zpracování osobních údajů mohou pro naši společnost provádět zpracovatelé výhradně na základě smlouvy o zpracování osobních údajů, tzn. s garancemi organizačně-technického zabezpečení těchto dat a s vymezením účelu zpracování, přičemž zpracovatelé nesmí použít údaje k jiným účelům.
7. Osobní údaje mohou být zpřístupňovány v souvislosti s plněním zákonných povinností v rámci poskytované součinnosti správních úřadů, zejména orgánů činných v trestním řízení, kontrolních úřadů, dále soudů, exekutorů, insolvenčních správců apod., vždy pouze v rozsahu stanoveném zákonem a na základě jejich legitimní výzvy.

VII. Jak dlouho je uchováváme?

1. Údaje smluvních partnerů v databázi uchováváme po celou dobu trvání smluvního vztahu k tomu, abychom mohli plnit smlouvu a z ní vyplývající smluvní povinnosti a vykonávat z ní vyplývající práva. Pro účely plnění smlouvy můžeme potřebné osobní údaje zpracovávat i bez souhlasu subjektu údajů. Pro potřeby archivace a plnění zákonných archivačních a kontrolních povinností a vymáhání oprávněných nároků naší společnosti, uchováváme osobní údaje subjektů údajů minimálně dalších 10 let po zániku smluvního vztahu. Je-li právními předpisy stanovena kratší lhůta pro plnění archivačních povinností, nebo kontrolních povinností zejména ve vztahu k finančnímu úřadu, jsou údaje uchovávány po tuto kratší, právními předpisy stanovenou dobu.
2. Údaje, které jsou vedeny v CRM systému, zpracováváme po dobu trvání smlouvy. V případě odvolání Vašeho souhlasu jsou osobní údaje uchovávány a zpracovávány i nadále, je-li to nezbytné k účinnému vymáhání oprávněných nároků smluvních stran, nebo vyplývá-li takováto povinnost z právních předpisů.
3. Pomine-li účel zpracování, jsou veškerá data subjektů údajů, resp. data, která sloužila k danému účelu z naší databáze vymazána.

VIII. Jaká jsou práva fyzických osob při zpracování jejich osobních údajů?

1. Fyzická osoba, která je subjektem údajů, které zpracováváme, má právo:
   1. na přístup k osobním údajům dle čl. 15 GDPR
   2. na opravu nesprávných osobních údajů dle čl. 16 GDPR
   3. požadovat výmaz Vašich osobních údajů dle čl. 17 GDPR
   4. vznést námitky proti zpracování dle čl. 21 GDPR
   5. na omezené zpracování dle čl. 18 GDPR
   6. na přenositelnost údajů v rozsahu stanoveném platnými právními předpisy dle čl. 20 GDPR
   7. podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů – bližší informace na www.uoou.cz pro případ, že by její práva vyplývající z platných právních předpisů byla porušena.
2. V případě jakýchkoliv dotazů či požadavku na vysvětlení týkajícího se ochrany osobních údajů nás kontaktujte na e-mailu ecc@joalis.cz nebo telefonicky + 420 604 247 774

IX. Důsledky neposkytnutí osobních údajů

1. Neposkytnutí osobních údajů má za následek nemožnost uzavření smluvního vztahu a z toho plynoucí nemožnost plnění smluvních povinností. Souhlas se zpracováním osobních údajů, je-li tento poskytnut z Vaší strany může být kdykoli bezplatně odvolán na mailovou adresu ecc@joalis.cz , nebo telefonní číslo + 420 604 247 774, případně písemně na adresu naší Společnosti.
2. Je-li odvolán souhlas se zpracováním osobních údajů v souvislosti s marketingovými aktivitami naší společnosti, bude okamžikem jeho odvolání ukončeno poskytování služeb či výhod, pro které byl daný souhlas poskytnut.

X. Předávání osobních údajů mimo Evropskou unii

1. Osobní údaje nejsou předávány třetím osobám se sídlem mimo Evropskou unii.